Besuchermanagement umfasst alle Schritte von der Anmeldung über die Identitätsprüfung und Ausweiserstellung bis zur Begleitung und Dokumentation eines Besuchs. Ziel ist eine rechtssichere, freundliche und nachvollziehbare Abwicklung – im Rahmen von Hausrecht, Zutrittskontrolle und DSGVO.
Standardablauf am Empfang / an der Pforte
1) Anmeldung & Vorabinfo
- Termin-/Besucherdaten aus Kalendersystem oder Voranmeldung
- Ggf. Sicherheitsunterweisung/Regelhinweise aushängen
- Kontakt zur Leitstelle bei Abweichungen
2) Identitätsprüfung
- Abgleich Name, Firma, Ansprechpartner (mit Einladungsliste)
- Amtliches Ausweisdokument nur vorzeigen lassen (DSGVO!)
- Besuchszweck klären, ggf. Gepäckkontrolle gemäß Dienstanweisung
3) Ausweiserstellung & Ausgabe
- Besucherausweis mit Datum, Bereich, Ansprechpartner, ggf. Foto
- Zutrittsrechte auf das Notwendige beschränken (Need-to-Access)
- Rücknahme bei Verlassen dokumentieren
4) Begleitung & Regeln
- Begleitungspflicht in sensiblen Zonen
- Hinweise zu Brandschutz, Sammelstellen, Verhalten im Notfall
- Verbote: Foto/Video, Rauchen, Mitnahme von Gegenständen (Objektregeln)
Rechtlicher Rahmen (kompakt)
Hausrecht & Zutrittsbedingungen
- Einlass verweigern/entziehen bei Verstößen (Platzverweis)
- Umsetzung der Hausordnung durch den Empfang
- Konflikte deeskalierend lösen
Datenschutz (DSGVO)
- Nur erforderliche Daten erheben (Name, Firma, Ansprechpartner, Zeit)
- Transparenz: Hinweisblatt/Datenschutzhinweis sichtbar auslegen
- Aufbewahrungsfristen + Löschung im Besuchersystem beachten
Dokumentation & Meldewesen
Einträge im Besuchersystem und im Schichtbericht sichern die Nachvollziehbarkeit: Ankunft/Abgang, ausgegebene Medien, Besonderheiten, Verstöße und Maßnahmen. Relevante Vorfälle werden als Vorfallmeldung separat an die Objektleitung/Leitstelle gegeben.
Best Practices
Service & Sicherheit verbinden
- Begrüßungsstandard, klare Wegbeschreibung, Wartebereiche
- Mehrsprachige Kernhinweise (WLAN, Notausgänge, Fotoverbot)
- Kurzer Safety-Hinweis bei Hochrisikobereichen
Technik & Abläufe
- Besuchersoftware + Ausweisdrucker testen, Ersatzkarten bereithalten
- Schnittstelle zur Zutrittskontrolle nutzen
- Videoüberwachung DSGVO-konform beschildern
Merksatz:
Freundlich im Auftreten, konsequent in der Regelumsetzung – jeder
Besuch ist ein Sicherheits- und Serviceprozess.
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