Dokumentation umfasst alle schriftlichen und digitalen Nachweise über Dienste, Vorkommnisse und Maßnahmen im Sicherheitsdienst. Sie sichert Nachvollziehbarkeit, Rechtssicherheit und die Qualität der Leistung – von der Schichtübergabe bis zur Beweissicherung bei Zwischenfällen.
Zweck & Nutzen
- Beleg für erbrachte Leistungen (Vertrag/Abrechnung).
- Rechtssicherheit bei Streitfällen, Haftung, Ermittlungen.
- Informationsfluss: Übergaben, Leitstelle, Auftraggeber.
- Qualitätskontrolle & Prozessverbesserung.
Rechtsgrundlagen (kompakt)
- BewachV: Pflichten des Bewachungsunternehmens.
- DSGVO: Personen- und Videodaten nur zweckgebunden.
- Hausrecht / Dienstanweisung als Vorgaben vor Ort.
Was gehört in eine saubere Dokumentation?
- Wer (Name, Firma), wo (Objekt/Posten), wann (Datum/Uhrzeit).
- Was festgestellt? Sachlich, ohne Wertungen; Ort/Betroffene.
- Welche Maßnahmen? Sicherung, Ansprache, Polizei/Feuerwehr, Meldungen.
- Nachweise: Fotos (falls erlaubt), WKS-Punkte, Unterschriften.
- Weitergabe: an Leitstelle/Objektleitung/Auftraggeber (wann/wie).
Typische Dokumente
Im Tagesgeschäft
- Schichtbericht (Leistungs- & Ereignislog).
- Meldungen an Leitstelle/Notruf inkl. Zeiten.
- Pausen / Ablösungen, Übergaben.
Nachweise & Spezial
- Schlüsselverzeichnis, Übergabeprotokolle.
- WKS-/Tourenprotokolle (Wächter Kontroll System).
- Vorkommnis-/Diebstahlberichte (§242 StGB).
Formulierungstipps (Praxis)
Do
- Sachlich & knapp: „Um 21:12 Uhr wurde Tür 3 unverschlossen vorgefunden.“
- Objektiv statt Meinung: Fakten, Uhrzeiten, Zitate in Anführungszeichen.
- Vollständig: Feststellung → Maßnahme → Ergebnis → Meldung.
- Lesbar: klare Sätze, keine Abkürzungen ohne Erklärung.
Don’t
- Bewertungen („offensichtlich betrunken“) ohne Anhaltspunkte.
- Personenbezogene Details ohne Erforderlichkeit (DSGVO!).
- Nachträge ohne Kennzeichnung/Zeitstempel.
- Emotionaler Ton, Ironie oder Umgangssprache.
Datenschutz & Aufbewahrung
- Need-to-know-Prinzip: nur erforderliche Daten erheben/teilen.
- Speicherdauer gemäß Vertrag/Recht; sichere Ablage (digital/physisch).
- Videostandbilder/Fotos nur, wenn zulässig und notwendig – Kennzeichnung im Bericht.
- Auskunfts-/Löschbegehren an Datenschutzbeauftragte Stelle weiterleiten.
Checkliste: vor Abgabe des Berichts
Vollständigkeit
- Datum/Uhrzeit, Objekt/Posten, Beteiligte ausgefüllt?
- Maßnahmen & Meldungen mit Uhrzeiten dokumentiert?
- Nachweise angehängt/vermerkt (WKS, Fotos)?
Form & Datenschutz
- Sprache sachlich, verständlich, ohne Wertungen?
- Nur erforderliche personenbezogene Daten enthalten?
- Weitergabe an korrekte Stellen (Leitstelle/Objektleitung)?
Merksatz:
„Nicht dokumentiert = nicht passiert.“ – Fakten, Zeiten, Maßnahmen
lückenlos festhalten.
Verwandte Begriffe: Schichtbericht, Leitstelle, Dienstanweisung, Datenschutz, WKS.
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