Das Melde- & Berichtswesen stellt sicher, dass Vorfälle, Beobachtungen und Tätigkeiten von Sicherheitskräften zeitnah, nachvollziehbar und rechtssicher erfasst werden. Ziel ist eine lückenlose Informationskette für Auftraggeber, Leitstelle und Behörden.
Berichtstypen (Überblick)
- Schichtbericht – reguläre Tätigkeiten, Übergaben, Besonderheiten
- Vorfall-/Ereignismeldung – konkrete Störung/Straftat/Unfall
- Alarmbericht – Auslösung, Disposition, Maßnahmen, Abschluss
- Kontrollgang-Nachweis – Route, Zeiten, WKS/NFC
Inhalte (5W1H)
- Wer (Beteiligte, Zeugen, Posten/Team)
- Was (Beobachtung/Maßnahme – neutral)
- Wo (Objekt, Bereich, Punkt)
- Wann (Zeitlinie, Beginn/Ende)
- Wie (Vorgehen, Mittel, Kommunikation)
- Warum (Anlass/Lageeinschätzung, falls bekannt)
Prozess & Meldekette
- Erkennen → Sofortmeldung an Leitstelle (Funk/Telefon, 5W).
- Sichern der Lage (Eigensicherung, Absperren, Erste Hilfe).
- Maßnahmen umsetzen / Behörden informieren (nach ODA/ADA).
- Dokumentieren im passenden Berichtstyp (inkl. Belege/Anhänge).
- Übergabe an Folgeschicht / Auftraggeber, Ticket schließen.
Qualitätskriterien guter Berichte
Form
- Neutral und wertungsfrei, kurze Sätze
- Chronologisch mit Zeitstempeln
- Vollständig (5W1H, Maßnahmen, Resultat)
- Lesbar: Absätze, Aufzählungen, klare Benennungen
Belege
- Fotos/Video nur DSGVO-konform (Datenschutz)
- WKS-/NFC-Logs, Funk-/Telefonnotizen (Protokoll)
- Schlüsselbewegungen gem. Schlüsselmanagement
Berichtstypen im Detail
Schichtbericht
- Besetzungen, Übergaben, Rundgänge, Besucher/Lieferungen
- Besondere Vorkommnisse (kurz) mit Verweis auf Vorfallmeldung
- Offene Punkte/Follow-ups für Folgeschicht
Vorfall-/Ereignismeldung
- Konkreter Anlass (Diebstahl, Sachbeschädigung, Unfall …)
- Maßnahmen: Ansprache, Platzverweis, ggf. §127 StPO
- Behördenkontakt (AZ, Streifenwagen, RD/Feuerwehr)
Datenschutz & Recht
- Datenminimierung: nur notwendige personenbezogene Daten
- Zugriffsschutz, Rollen/Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen
- Hinweise bei Videoüberwachung
- Relevante Rechtsbezüge: StPO/StGB, BewachV, DSGVO
Typische Fehler & Best Practice
Fehler
- Spätmeldung / fehlende Zeitstempel
- Wertungen („aggressiv“, „auffällig“) statt Tatsachen
- Unvollständige Beteiligten-/Zeugenangaben
- Keine Verknüpfung zu WKS-/Schlüssel-/Funkdaten
Best Practice
- Standardformulare & digitale Workflows nutzen
- Checklisten je Ereignisart (Brand/Einbruch/Unfall)
- Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Vorfällen
- Regelmäßige Unterweisungen
Merksatz:
Erkennen – Melden – Sichern – Handeln – Dokumentieren – Übergeben.
Nur was schriftlich belegt ist, gilt als nachgewiesen.
Verwandte Begriffe: Schichtbericht, Vorfallmeldung, Leitstelle, Telefon-/Funkprotokoll, Dokumentation, WKS.
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