Der Schichtbericht ist der auditfeste Nachweis über den Verlauf einer Wachschicht. Er dokumentiert Feststellungen, Maßnahmen, Meldungen und Übergaben – chronologisch, objektiv und zeitnah. Er ist Kern des Melde- & Berichtswesens und ergänzt Vorfallmeldungen, Telefon-/Funkprotokolle und WKS-Daten (Wächter Kontroll System).
Zweck & Nutzen
- Nachweis geleisteter Kontrollen/Maßnahmen
- Meldekette an Leitstelle & Auftraggeber
- Rechts- & Vertragssicherheit (Beweisfunktion)
- Qualitätsmanagement (Auswertung, KPI, Trends)
Formen
- Digital (App/Tablet mit Zeitstempeln, Fotos, WKS-Import)
- Analog (Formblatt in Postenmappe – gut lesbar, keine Bleistifte)
- Immer: Manipulationsschutz, Versionierung, Ablage nach DSGVO
Pflichtangaben (empfohlen)
Stammdaten
- Objekt/Standort, Posten, Schichtdatum & Zeitrahmen
- Name(n) der eingesetzten MA, Kontakt/Erreichbarkeit
- Besondere Freigaben/Anweisungen (ODA/ADA)
Chronik & Ereignisse
- Zeitmarken (HH:MM), klare 5W-Meldelogik (Wer/Was/Wann/Wo/Wie)
- Feststellungen, Maßnahmen, Rückmeldungen der Leitstelle
- Anlagen: Foto-/Videonachweise, WKS-Export, Zeichnungen
Praxisleitfaden (Schritt für Schritt)
- Übernahme: Schlüssel, Technik, Besonderheiten prüfen – Abgleich mit Vorbericht
- Kontrollgänge dokumentieren (Plan, Abweichungen, WKS-Punkte)
- Meldungen absetzen: 5W an Leitstelle / Auftraggeber
- Vorfälle separat als Vorfallmeldung erfassen (Beweise sichern)
- Übergabe: offene Punkte, Technikzustand, Schlüsselbestand
- Abschluss: Vollständigkeitscheck, Unterschrift/Benutzer-ID
Schreibstil & Qualität
Do
- Objektiv, neutral, vollständige Sätze
- Konkrete Zeit/Ort/Person (sofern zulässig)
- Korrekturen: durchstreichen, nicht schwärzen; Kürzel/Datum daneben
- Standardbegriffe nutzen (z. B. „Täter flüchtig Richtung Nordtor“)
Don’t
- Wertungen/Beleidigungen („auffällig“ statt „betrunken“ – außer gesichert)
- Raten/Vermutungen als Tatsachen darstellen
- Abkürzungen ohne Legende, umgangssprachliche Ausdrücke
- Nachträge ohne Kennzeichnung/Zeitstempel
DSGVO & Aufbewahrung
- Nur erforderliche personenbezogene Daten erfassen (Datenminimierung)
- Transparenz: Betroffenenhinweise/Schilder am Objekt beachten
- Speicherfristen nach Vertrag/gesetzlichen Vorgaben; sichere Ablage & Berechtigungskonzept
- Foto/Video nur gemäß ODA & Datenschutz-Vorgaben anhängen
Typische Fehler & Best Practice
Fehler
- Fehlende Zeitmarken / unklare Reihenfolge
- Keine Meldekette dokumentiert
- WKS-Checkpoints nicht beigefügt
- Subjektive Formulierungen, Abkürzungschaos
Best Practice
- Vorlagen/Dropdowns in der Digital-App nutzen
- Checkliste am Posten (Übernahme – Rundgänge – Vorfälle – Übergabe)
- WKS-Export/QR automatisch anhängen (WKS)
- Regelmäßige Unterweisung im Berichtswesen
KPIs & Auswertung
Kennzahlen
- Vollständigkeit der Felder (%), Fristgerechtigkeit (Ø Minuten bis Abgabe)
- Abweichungsquote (Plan vs. Ist-Rundgänge)
- Incident-Rate je Schicht / Reaktionszeiten Leitstelle
QM-Bezug
- Anforderungen aus DIN 77200/ISO 9001 unterstützen
- Lessons Learned in Sicherheitskonzept & ODA überführen
- Regelmäßige Objektbegehungen zur Plausibilisierung
Hinweis: Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind BewachV/§34a, Auftrag/Vertrag, die ODA, interne Vorgaben zum Dokumentationswesen sowie DSGVO.
Verwandte Begriffe: Melde- & Berichtswesen, Vorfallmeldung, Telefon-/Funkprotokoll, Dokumentation, Leitstelle, Revierdienst/Streifendienst.
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