Key-/Schlüsselmanagement regelt Ausgabe, Rücknahme und Protokollierung von Schlüsseln/Transpondern. Ziel ist Nachvollziehbarkeit, Verlustprävention und Haftungssicherheit – von der Zutrittskontrolle über Kontrollgänge bis zur Leitstellen-Unterstützung. Die Regeln sind Teil der ADA und der ODA.
Rollen & Verantwortliche
- Objektleiter: Vergabe-Regeln, Freigaben, Inventarführung
- Schichtführung: Ausgabe/Rücknahme gemäß Checkliste
- Mitarbeitende: Sorgfaltspflicht, sofortige Verlustmeldung
Aufbewahrung
- Verschließbarer Schlüsseltresor / Ausgabe-Schrank
- Siegelbeutel & Nummernkreise (Dokumentation)
- Kein Klarnamen-Anhänger – Codierung verwenden
Prozess: Ausgabe & Rücknahme
- Ident prüfen (Ausweis/Unternehmens-ID), Befugnis checken
- Übergabe dokumentieren: Datum/Uhrzeit, Name, Schlüsselcode, Zweck
- Siegel protokollieren (Nummer, intakt?)
- Rücknahme: Sichtprüfung, Siegel/Anzahl, Uhrzeit, Signatur
- Abgleich in Dokumentation / digitalem System
Dokumente & Systeme
Formblätter/Listen
- Ausgabe-/Rücknahmeliste (Papier/digital)
- Inventarliste, Schlüsselplan (Zonen/Räume)
- Verlust-/Beschädigungsmeldung
Elektronische Kontrolle
- WKS / Wächter Kontroll System Einbindung
- Schnittstellen zu Leitstelle / Besuchersystem
- Zugriffsrechte rollenbasiert verwalten
Umgang mit Fremdschlüsseln & Besuchern
Fremd-/Handwerker
- Nur gegen Ausweis & Bestätigung ausgeben
- Begleitung nach ODA / Besuchermanagement
- Rücknahme am gleichen Tag sicherstellen
Notfälle
- Schlüssel für Feuerwehr/Notdienste separat & versiegelt
- Freigaben über Leitstelle / Objektleitung dokumentieren
- Nachlauf: Vorfallmeldung & Inventarcheck
Verlust, Beschädigung, Missbrauch
- Sofortmeldung an Leitstelle/Objektleitung (Zeit/Ort/Betroffene Bereiche)
- Risikoentscheidung: Zylinder-/Schließplanwechsel veranlassen
- Hausrecht nutzen: Zutritt einschränken, Bereiche sichern
- Dokumentation im Schichtbericht + Meldung an Auftraggeber
- Ggf. Polizei/Versicherung informieren
Recht & Haftung (Kurzüberblick)
- Sorgfaltspflicht aus Arbeits-/Dienstanweisung (ADA/ODA)
- Haftung bei grober Fahrlässigkeit/Verstoß gegen Anweisungen
- Datenschutz bei Listen/Protokollen beachten – siehe Datenschutz (DSGVO)
Typische Fehler
- Ausgabe ohne Ident-/Befugnisprüfung
- Fehlende/uneinheitliche Codes (Klarnamen am Schlüssel)
- Keine Rücknahmebestätigung / fehlende Signatur
- Nicht gemeldete Siegelbrüche / Unstimmigkeiten
Best Practice
- Doppelte Führung: Papierliste + digital
- QR/Barcode auf Beuteln/Anhägern, Scan bei Übergabe
- Vier-Augen-Prinzip bei Hauptschlüsselbunden
- Regelmäßige Inventur & Stichproben
Merksatz:
Nur wer ausgibt, protokolliert auch – klare Codes, sichere
Aufbewahrung, konsequente Rücknahme und lückenlose Dokumentation.
Verwandte Begriffe: Zutrittskontrolle, Leitstelle, Objektleiter, Kontrollgänge, Wächter Kontroll System (WKS), Dokumentation, Vorfallmeldung.
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