Der Pfortendienst ist die Schnittstelle zwischen Außenwelt und Objekt. Er steuert Zutritt von Personen & Fahrzeugen, führt das Besuchermanagement, bedient Schranken/Tore und übernimmt Kommunikation & Meldewesen mit der Leitstelle – gemäß objektbezogener Dienstanweisung (ODA).
Kernaufgaben
- Zutrittskontrolle für Mitarbeiter, Besucher, Dienstleister
- Besuchermanagement inkl. Ausweis-/Badge-Ausgabe
- Fahrzeuglogistik: Schranken, Zufahrtslisten, LKW-Anmeldung, Hofsteuerung
- Schlüssel-/Medienverwaltung mit Protokoll
- Telefon-/Funkzentrale, Meldeprotokolle (Schema 5W)
- Überwachung von Videoanlagen, BMA/EMA-Anzeigen und Störmeldungen
- Dokumentation: Schichtberichte, Vorfallmeldungen
Typische Technik
- Zutrittskontrollsystem (Karten/NFC/QR), Besuchersystem
- Schranken/Tore, Drehkreuze, Vereinzelungsanlagen
- Weg-/Parkleitsystem, Waage/Wiegeschein (wo vorhanden)
- Ausweisdrucker, Scanner, Handfunk/Telefon
- Alarmtableau, Leitstellen-Client/Ticketsystem
Prozesse (Praxis)
Personenzutritt
- Ident prüfen (Ausweis/Anmeldung), Besuch freigeben lassen
- Sicherheits-/DSGVO-Hinweise erläutern, Ausweis ausgeben
- Ein-/Ausbuchung im System, ggf. Begleitung/Abholung
- Rückgabe Ausweis/Medien prüfen, Abmeldung dokumentieren
Fahrzeuge & Logistik
- Anmeldung gegen Liefer-/Abholschein, Slot-/Zeitfenster prüfen
- Zuweisung der Park-/Andockposition, Hofregeln erklären
- Ein-/Ausfahrt über Schranke protokollieren, Plomben-/Ladungshinweise beachten
- Abmeldung, Papiere abstempeln, Ausfahrt freigeben
Recht & Sicherheit
Leitplanken
- Hausrecht & Hausordnung durchsetzen (verhältnismäßig)
- DSGVO: Besucher-/Fahrerdaten, Video, Speicherfristen
- BewachV/§34a: Qualifikation, Kennzeichnung, Postenmappe/ODA
- Deeskalation, Eigensicherung, Erste Hilfe
Meldewege & Eskalation
- Unregelmäßigkeiten sofort an Leitstelle melden (5W)
- Störungen/Alarme: ODA-Alarmplan, ggf. Interventionsdienst
- Konflikte: Täteransprache, Platzverweis, Polizei
- Alle Maßnahmen zeitnah dokumentieren (Belege/Zeugen/Video)
Checklisten (Auszug)
Schichtstart
- ODA/Postenmappe aktuell? Kontakt-/Rufnummernliste geprüft?
- Systeme & Technik getestet (Drucker, Scanner, Schranke, Funk)
- Formulare/Ausweise/Plomben vorhanden
- Schlüssel-/Medienübernahme protokolliert
Während der Schicht
- Besucher & Fahrzeuge lückenlos erfassen
- Ausgabe/Rücknahme von Schlüsseln dokumentieren
- Unregelmäßigkeiten sofort melden & Tickets anlegen
- Vertretung bei Pausen sicherstellen
Typische Fehler & Best Practice
Fehler
- „Tür-Auf“-Mentalität ohne Ident-/Freigabeprüfung
- Unvollständige Besucherdaten / fehlende Ausweistransparenz
- Schlüssel ohne Quittung / keine Rücknahmeprüfung
- Keine oder späte Meldung an die Leitstelle
Best Practice
- Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Freigaben
- Standardformulierungen, klare Kommunikation
- Regelmäßige Unterweisungen & Technik-Checks
- DSGVO-Hinweise sichtbar aushängen, Video-Hinweisschilder
Hinweis: Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind BewachV/§34a, interne Vorgaben, die ODA sowie behördliche/vertragliche Regelungen vor Ort.
Verwandte Begriffe: Empfangsdienst, Zutrittskontrolle, Besuchermanagement, Schlüsselmanagement, Leitstelle, Telefon-/Funkprotokoll, Melde- & Berichtswesen, Hausrecht.
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