Die Vorfallmeldung ist die schnelle, strukturierte Information über ein Ereignis an Leitstelle, Auftraggeber oder Behörden. Sie dient der Lageklärung, Entscheidungsfindung und der rechtssicheren Dokumentation (ergänzt durch Schichtbericht). Grundlage ist eine klare Meldekette und das Telefon-/Funkprotokoll.
Ziele
- Schnelle Weitergabe von Schlüsselinformationen
- Nachweis gegenüber Auftraggeber/Behörden
- Auslösen der Rettungskette bzw. interner Maßnahmen
Typische Anlässe
- Straf-/Ordnungswidrigkeiten (z. B. Diebstahl, Hausfriedensbruch)
- Unfälle, medizinische Notfälle, Brandszenarien
- Technische Störungen, Alarme, Gefährdungen
Inhalte (5-W-Schema + X)
Pflichtangaben
- Wer meldet (Name/Callsign, Firma, Kontakt)
- Wo (Objekt, Bereich, Zugangspunkt)
- Was ist passiert (kurz, präzise, neutral)
- Wie viele Betroffene/Täter/Schäden
- Wann (Datum/Uhrzeit, entdeckt/geschehen)
Zusatzangaben
- Getroffene Maßnahmen (z. B. Platzverweis, Erste Hilfe)
- Erforderliche Kräfte (Polizei/Rettung/Haustechnik)
- Beweismittel (Video, Zeugen, Dokumentation)
- Nächstes Update/Erreichbarkeit
Praxisablauf
- Sichern: Eigensicherung, Gefahrenbereich absperren, Verletzten helfen.
- Melden: Kurzmeldung über Funk/Telefon gemäß 5-W.
- Durchführen: Weisungen der Leitstelle umsetzen, deeskalieren, Täteransprache rechtssicher.
- Nachmelden: Lageupdates/Statuswechsel (z. B. „Polizei vor Ort“, „Lage stabil“).
- Nachdokumentieren: Schriftliche Vorfallmeldung + Schichtbericht vollständig abschließen.
Checkliste (zum Abhaken)
- Datum/Uhrzeit & Meldeweg vermerkt
- 5-W vollständig, Zusatzinfos ergänzt
- Maßnahmen & Weisungen dokumentiert
- Zeugen/Beweise gesichert (Video/Foto nur, wenn zulässig)
- Fristen/Empfängerliste eingehalten, Kopie abgelegt
Muster: Kurz-Vorfallmeldung (Textbaustein)
Betreff: Vorfallmeldung – [Objekt/Bereich] – [Datum, Uhrzeit]
Wer: [Name/Callsign], Phalanx Wachdienst, Tel. [xxx]
Wo: [Adresse/Bereich/Zugang]
Was: [Kurzlage, neutral & präzise]
Wie viele: [Personen/Schäden]
Maßnahmen: [getroffene Schritte, z. B. Platzverweis/Erste Hilfe],
Kräfte angefordert: [ja/nein]
Belege: [Video/Zeugen/Dok.-Nr.]
Nächstes Update: [Uhrzeit] – Erreichbar unter: [Kontakt]
Datenschutz & Qualität
Datenschutz
- Nur erforderliche personenbezogene Daten erfassen (DSGVO)
- Speicherfristen beachten, Zugriff rollenbasiert
- Video-/Bilddaten nur mit Rechtsgrundlage/Weisung
Qualität & Nachvollziehbarkeit
- Neutraler, wertfreier Schreibstil; Uhrzeiten exakt
- Einheitliche Formulare/Software nutzen (Melde- & Berichtswesen)
- Freigabe-/Verteilerregel definiert (Leitstelle, Kunde, QM)
Verwandte Begriffe
Telefon-/Funkprotokoll, Dokumentation, Schichtbericht, Leitstelle, Rettungskette, Deeskalation, Täteransprache
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